Planning & Organisatie
'De communicatieprofessional is in staat middels een projectmatige planning en binnen een bepaald budget vooraf helder geformuleerde doelen te realiseren. Hij organiseert en coördineert het proces tussen verschillende vakgebieden/afdelingen en vervult een spilfunctie ten behoeve van mediaproducties en events. Hij werkt daarbij agile zodat er ingespeeld kan worden op de steeds veranderende werkelijkheid.'
Tijdens mijn stage en studie ben ik betrokken geweest bij het organiseren van meerdere evenementen. Het evenement wat voor mij het tofst was, is de deelname aan de Nationale Carrièrebeurs met mijn stagebedrijf. Ik had aan het begin van mijn stage aangegeven dat ik het leuk vind om betrokken te zijn bij het organiseren van evenementen. Mijn stagebegeleider zette mij al snel aan het werk en ik had veel ruimte om mijn eigen input te leveren. Zo ondersteunde ik de evenementencoördinator bij verschillende interne evenementen. Ik had een rol bij de organisatie en de uitvoering van deze evenementen. Ik verstuurde de uitnodigingen, reserveerde de ruimtes en zorgde dat al het materiaal aanwezig was. Op een aantal van deze evenementen heb ik ook delen van de presentaties gepresenteerd, waarbij ik vertelde over de interne carrièremogelijkheden binnen Facilicom.
Hieronder zie je een foto van de stand op de beurs. Het was mijn taak om verschillende items te bestellen voor in de stand. Hierbij moest ik rekening houden met de levertijd en met een budget. Hoewel het concept al vast stond, leek het mij een goed idee als er een interactief element aan de stand werd toegevoegd. Uiteindelijk werd dit een photobooth. Daardoor voelden bezoekers zich sneller aangetrokken door onze stand en hadden wij de kans om een praatje met ze te maken. Het was een groot succes!
BNP-niveau
Ik beheers de kerntaak organiseren op BNP-niveau 3, want ik heb een effectieve bijdrage geleverd aan het realiseren van het organisatiedoel voor de deelname aan de beurs (100 inschrijvingen). Ik heb zelfstandig materialen besteld binnen een vastgestelde planning. Hierbij moest ik rekening houden met levertijden en een budget. Door middel van een briefing heb ik alle betrokkenen geïnformeerd over het doel en de verwachtingen van het evenement. Daarvoor had ik zelfstandig een draaiboek opgesteld. Tijdens de meeting besprak ik de verschillende rollen van de betrokkenen.
Mijn bijdrage verschilt van de module 'Evenementenorganisatie' die ik in het tweede jaar van mijn studie heb gevolgd. Tijdens deze module moest ik een evenement organiseren voor een goed doel. Dit deed ik samen met zes medestudenten. Bij de evenementen waarbij ik heb bijgedragen tijdens mijn stage, was mijn rol meer aanwezig. De mate van zelfstandigheid was ook veel hoger, omdat ik vrijwel alle elementen van het organiseren van een evenement zelfstandig heb uitgevoerd, zoals uitnodigingen versturen, ruimtes reserveren en de controle had over de materialen. Dit deed ik wel in overleg met een meer ervaren professional, vandaar schat ik dat ik de kerntaak organiseren beheers op BNP-niveau 3.